Les règles financières en matière de congé-éducation payé
Si vous accordez un congé-éducation à un ou plusieurs de vos travailleurs, vous pouvez demander un remboursement forfaitaire de ce congé. Le congé doit avoir été accordé conformément aux conditions légales et vous devez avoir payé une rémunération pour ces jours. Les dossiers concernant lannée scolaire 2012-2013 doivent être introduits au plus tard pour le 30 juin 2014.
Un droit pour les travailleurs du secteur privé
Dans le cadre du congé-éducation payé, les travailleurs du secteur privé bénéficient dheures de congé supplémentaires pour les formations quils suivent pendant leur temps libre, ou un congé est accordé pour assister effectivement à des cours qui coïncident avec les heures de travail. Le congé-éducation payé est donc un droit, pour les travailleurs du secteur privé, de sabsenter du travail avec maintien de la rémunération pour suivre des formations agréées. Tous les travailleurs à temps plein peuvent prendre un congé-éducation payé pour des formations générales ou professionnelles. Ces formations générales et professionnelles doivent être explicitement agréées par la loi et doivent comporter au moins 32 heures de cours par an. Elles ne peuvent pas figurer sur la liste des formations qui sont exclues. Le nombre dheures de congé-éducation payé auquel le travailleur a droit est limité (max. 180 heures). Les travailleurs à temps partiel peuvent recourir au congé-éducation pendant leurs heures habituelles de travail mais proportionnellement à leurs prestations à temps partiel. Il ne doit pas y avoir de lien entre la formation suivie et la fonction de votre travailleur. Vous ne pouvez pas refuser un congé-éducation payé mais un accord doit toutefois être trouvé quant à la planification du congé.
Bon à savoir. Les travailleurs qui souhaitent suivre une formation les préparant à exercer un métier en pénurie peuvent bénéficier dun congé-éducation payé de 180 heures. Un métier en pénurie est un métier pour lequel il existe une pénurie significative de main-duvre. Les services régionaux pour lemploi mettent régulièrement à jour la liste des métiers en pénurie. Sur la base de ces listes, lOffice national de lEmploi (ONEm) publie chaque année 2 listes officielles des professions en pénurie, une liste néerlandophone et une liste francophone. Cliquez ici pour obtenir la liste néerlandophone pour lannée scolaire 2013-2014 et cliquez ici pour la liste francophone pour lannée scolaire 2013-2014. La formation au métier en pénurie doit débuter au cours de lannée pour laquelle la formation figure dans la liste. Même si une formation disparaît de la liste les années suivantes, le travailleur conserve son droit à 180 heures de congé-éducation payé. Le contrôle vous incombe.
Demande de remboursement par lemployeur
Si vous avez octroyé un congé-éducation payé à un ou plusieurs travailleurs au cours de lannée scolaire précédente, vous pouvez demander un remboursement forfaitaire de ce congé. La demande de remboursement par année scolaire pour les congés-éducation accordés dans la période du 1er septembre au 31 août inclus de lannée suivante doit être introduite collectivement pour tous les travailleurs. La demande de remboursement est introduite par lemployeur ou par le secrétariat social. La demande comprend principalement 2 formulaires : une déclaration globale de créance pour tous les travailleurs concernés et la fiche individuelle par travailleur par ordre alphabétique. Les formulaires types sont disponibles sur le site internet du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale (SPF ETCS) : formulaire type de la déclaration de créance et formulaire type de la fiche individuelle.
Vous devez joindre à la fiche individuelle, les attestations originales dinscription régulière et dassiduité délivrées à vos travailleurs par les établissements denseignement et les organisations de formation. Votre travailleur doit vous transmettre lattestation dinscription régulière au plus tard le 31 octobre de lannée scolaire. En cas dinscription tardive (après le 31 octobre), en cas dinscription à une formation qui démarre après le 31 octobre ou en cas de changement demployeur au cours de lannée scolaire, il doit vous transmettre cette attestation dans les 15 jours qui suivent linscription ou lentrée en service. Si votre travailleur ne respecte pas ces délais, vous pouvez lui refuser le droit au congé-éducation payé. Avec lattestation dassiduité, votre travailleur prouve quil suit régulièrement les cours. Il doit vous remettre cette attestation régulièrement, au début de chaque trimestre.
Les documents suivants doivent par ailleurs aussi être joints (selon le cas) :
la preuve que des heures de cours coïncident avec du temps de travail (pour les travailleurs occupés à moins de 4/5 selon un horaire fixe) ;
une copie du contrat de travail (pour les travailleurs à temps partiel ayant un horaire variable) ;
une déclaration sur lhonneur du travailleur certifiant quil ne possède pas encore de diplôme de lenseignement secondaire supérieur (sil suit une formation déducation de base ou une formation menant à lobtention dun premier diplôme de lenseignement secondaire supérieur).
La demande doit être envoyée au SPF ETCS, Direction du congé-éducation payé, rue Ernest Blerot 1 à 1070 Bruxelles. Veillez à ce que votre dossier soit complet, sinon le remboursement ne sera que partiel (pour les travailleurs pour lesquels tous les documents justificatifs auront été introduits).
Introduction de la demande de remboursement
La demande de remboursement pour le congé-éducation peut être introduite à lissue de lannée scolaire. Vous disposez dun délai dun an et demi pour introduire la demande. Ce délai prend cours le 1er janvier de lannée au cours de laquelle la créance est née. Le remboursement doit être demandé chaque année et au plus tard le 30 juin de lannée qui suit celle au cours de laquelle lannée scolaire considérée a pris fin. Les dossiers concernant lannée scolaire 2012-2013 doivent être introduits au plus tard le 30 juin 2014 (le 30 juin 2015 pour lannée scolaire 2013-2014).
Montant du remboursement du coût salarial pour lemployeur
Pour tout congé-éducation payé qui est accordé, le remboursement à lemployeur est limité à un montant forfaitaire par heure. Ce montant peut varier en fonction de la formation suivie et du budget disponible. Peu importe le coût salarial réel de chaque heure de congé-éducation payé. Vous recevrez donc un forfait pour chaque heure approuvée de congé-éducation payé. Pour éviter que le montant du remboursement aux employeurs soit plus élevé que le coût réel du travailleur, le remboursement aux employeurs est limité à 22,08 euros maximum par heure de congé-éducation pour lannée scolaire 2013-2014. Pour lannée scolaire 2012-2013, ce forfait sélève à 21,65 euros maximum.
Montant de la rémunération du travailleur
Vos travailleurs qui prennent un congé-éducation continuent de percevoir leur rémunération aux échéances habituelles. Mais cette rémunération est elle aussi plafonnée à un certain montant qui est en principe indexé tous les ans. Du 1er septembre 2013 au 31 août 2014, le plafond de la rémunération brute pour les heures de congé-éducation est porté à 2.760 euros, après une indexation du plafond de 2.706 euros applicable pour lannée scolaire 2012-2013.
Financement du congé-éducation payé
Le système du congé-éducation payé est financé à 50% par les cotisations patronales et à 50% par lEtat. La cotisation patronale est égale à 0,04% à compter du quatrième trimestre 2013 jusquau troisième trimestre compris de 2014. A partir du quatrième trimestre 2014, cette cotisation est fixée de manière structurelle à 0,05%. La retenue est effectuée sur les rémunérations qui entrent en considération pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.